Les Journées Portes Ouvertes sont l’un des leviers de conversion les plus puissants dans l’enseignement supérieur. Pourtant, dans la plupart des établissements, leur gestion repose encore sur des outils déconnectés : un Google Form pour les inscriptions, des emails envoyés manuellement, un tableur pour suivre les présences.
Résultat : vous savez combien de personnes se sont inscrites. Vous ne savez pas combien ont signé une inscription dans les semaines qui ont suivi.
Cet article explique comment HubSpot permet de fermer cette boucle — de la première inscription jusqu’à la conversion finale.
Sans CRM, vous connaissez le premier chiffre (200). Peut-être le deuxième (140). Rarement le troisième (45). Et le dernier (28) nécessite un croisement manuel entre deux bases de données qui ne se parlent pas.
Avec HubSpot configuré correctement, tous ces chiffres sont disponibles en temps réel, par événement, par site, par programme. Et les relances se déclenchent automatiquement selon l’étape où se trouve chaque candidat.
La première étape est de créer un objet « Événement » dans HubSpot. Cet objet contient toutes les informations de la JPO : date, lieu, site organisateur, capacité maximale, programme proposé. Il est associé aux contacts inscrits avec un libellé d’association (« Eligible », « Inscrit », « Présent », « Absent »).
Une fois l’événement créé, un workflow se déclenche automatiquement et envoie trois emails basés sur la date : une invitation à J-14, un rappel à J-3, une confirmation à J-1. Ces emails sont dynamiques : ils affichent automatiquement l’adresse du bon site, le nom du bon responsable, le lien vers la bonne page.
Après l’événement, HubSpot distingue automatiquement les présents et les absents. Les présents reçoivent une séquence « à chaud » (remerciement, prochaine étape, constitution du dossier). Les absents reçoivent une séquence alternative (replay vidéo, prochaine JPO, lien brochure).
🏆 Résultat observé chez Medisup
Avant : 90 emails à préparer manuellement chaque semaine pour 15 événements. Après : 3 templates dynamiques. Le temps consacré est passé de 20h à 2h par semaine. Les événements ont généré 10,3M€ de pipeline et un taux de conversion en hausse de 8%.
Créer un workflow différent pour chaque événement. C’est ce qui génère la complexité. La bonne approche : un workflow paramétré une fois, basé sur les propriétés de l’objet Événement (date, lieu, type).
Ne pas distinguer les inscrits présents des absents après l’événement. La relance doit être radicalement différente selon ce critère.
Laisser les candidats JPO dans un pipeline séparé du pipeline admissions. Les événements doivent alimenter directement le pipeline de conversion.
La JPO n’est pas seulement un événement. C’est le moment le plus décisif du parcours candidat. Bien outillée dans HubSpot, elle devient une machine de conversion à haut rendement — sans charge de travail supplémentaire pour les équipes.