Écoles et enseignement supérieur · Admissions · HubSpot

Remplissez vos promotions, du premier contact à l'inscription

Contacts de salons, de journées portes ouvertes et de formulaires dispersés, relances faites à la main, taux de transformation candidat introuvable ? Copernic structure HubSpot autour de votre parcours d'admission : chaque candidat suivi, relancé au bon moment, et un pilotage clair par campus et par formation.

Expertise sectorielle

Copernic, partenaire HubSpot spécialiste de l’enseignement supérieur

Le badge Higher Education Industry Specialist distingue les partenaires HubSpot ayant démontré une réelle spécialisation sectorielle, avec une compréhension des problématiques, usages et architectures propres à l’enseignement supérieur. Les Industry Badges HubSpot nécessitent notamment une expertise métier, des solutions adaptées et une expérience client démontrée dans le secteur.

Chez Copernic, cette expertise s’appuie sur des projets menés auprès de groupes d’écoles, établissements et acteurs de l’enseignement supérieur. Nous structurons HubSpot autour de vos processus de recrutement, de vos campus, de vos formations et de votre système d’information, plutôt que d’imposer un modèle CRM générique.

Recrutement étudiant Nurturing candidats Pilotage des admissions

À retenir

Dans l’enseignement supérieur, le recrutement ne se résume pas à collecter des leads. Un candidat peut découvrir une école plusieurs mois avant son inscription, participer à une JPO, télécharger une brochure, s’intéresser à plusieurs formations et interagir avec différentes équipes avant de prendre sa décision.

Chez Copernic, nous considérons qu’un CRM enseignement supérieur devient réellement performant lorsqu’il permet de suivre chaque candidat dans la durée, automatiser les parcours, structurer les admissions et relier les actions Marketing aux inscriptions réelles.

Centraliser les candidats, intérêts, formations, campus et interactions.

Structurer le parcours du lead jusqu’à l’inscription.

Automatiser les JPO, relances, nurturing et dossiers incomplets.

Gérer les organisations multi-écoles, multi-campus et multi-programmes.

Connecter HubSpot au SIS, ERP de scolarité, LMS et outils de candidature.

Piloter coût d’acquisition, conversion, admissions et remplissage des promotions.

CRM enseignement supérieur

Qu’est-ce qu’un CRM pour l’enseignement supérieur ?

Un CRM enseignement supérieur est une plateforme permettant de centraliser et piloter les interactions entre un établissement, ses prospects et ses candidats, depuis la première action Marketing jusqu’à l’inscription.

Contrairement à un logiciel de scolarité qui gère principalement inscriptions administratives, étudiants, cours, notes ou parcours académiques, le CRM organise le recrutement : acquisition, événements, candidatures, communications, relances et suivi de la conversion.

Un CRM adapté à l’enseignement supérieur permet ainsi de centraliser les données candidats, structurer le pipeline d’admission, automatiser les campagnes de recrutement et mesurer la performance des différents canaux d’acquisition.

Vos enjeux

Du premier contact à l’inscription : les défis du CRM dans l’enseignement supérieur

Le recrutement étudiant implique de nombreux points de contact : campagnes, brochures, salons, JPO, appels, candidatures, relances et dossiers d’admission. Sans CRM structuré, il devient difficile de suivre chaque candidat et de comprendre pourquoi une promotion se remplit… ou ne se remplit pas.

Expert Copernic en audit de données HubSpot

01. Acquisition

Savez-vous réellement quelles campagnes remplissent vos promotions ?

Paid Media, SEO, salons, JPO, partenaires ou téléchargements de brochures génèrent des candidats de qualité différente. Nous rapprochons source d’acquisition, engagement, candidature et inscription pour mesurer les canaux qui contribuent réellement au recrutement.

Signal observable

Vous connaissez le nombre de leads générés par campagne, mais beaucoup moins combien deviennent candidats puis étudiants inscrits.

02. Parcours candidat

Combien de candidats se perdent entre le premier contact et l’inscription ?

Un candidat peut multiplier les interactions avant de déposer son dossier. Nous structurons étapes, statuts, prochaines actions et règles de qualification pour permettre aux équipes Admissions de savoir où se situe chaque candidat.

Signal observable

Les équipes doivent encore croiser le CRM, la plateforme de candidature et des fichiers pour comprendre quels candidats doivent être relancés et pourquoi.

03. Marketing Automation

Vos candidats reçoivent-ils les bonnes relances au bon moment ?

JPO, brochure, candidature incomplète, admission, échéance ou inscription peuvent déclencher des parcours différents. Nous construisons des automatisations selon la formation, le campus, le statut et le comportement du candidat.

Signal observable

Une grande partie des relances repose encore sur des campagnes ponctuelles ou des listes manuelles, indépendamment de l’avancement réel du candidat dans son parcours.

04. Multi-écoles & multi-programmes

Votre CRM comprend-il réellement votre organisation académique ?

Un même groupe peut réunir plusieurs écoles, campus et centaines de formations. Un candidat peut également manifester plusieurs intérêts. Nous structurons HubSpot pour représenter cette complexité sans dupliquer inutilement les contacts ou exposer les mauvaises données aux équipes.

Signal observable

Les équipes créent des propriétés, listes ou pipelines différents pour compenser une architecture qui ne permet pas de représenter correctement écoles, campus, formations et intérêts candidats.

Consultant Copernic en architecture CRM HubSpot

05. SI & Data

Votre CRM communique-t-il réellement avec vos outils de scolarité ?

Site web, CRM, plateforme de candidature, ERP/SIS, LMS ou outils événementiels doivent échanger certaines données. Nous définissons sources de vérité, objets et règles de synchronisation pour éviter les ruptures dans le parcours candidat.

Signal observable

Une évolution du statut d’un candidat dans un système n’est pas automatiquement répercutée dans les outils utilisés par Marketing ou Admissions.

06. Pilotage

Savez-vous pourquoi une promotion se remplit… ou ne se remplit pas ?

Le nombre de leads ne suffit pas. Nous structurons les indicateurs permettant de suivre candidatures, taux d’admission, inscriptions, conversion, coût d’acquisition et performance par programme, campus ou source.

Signal observable

La direction dispose d’une vision globale des inscriptions, mais peine à identifier à quelle étape du funnel ou sur quelle formation la conversion décroche.

Automatiser les événements pour mieux convertir les candidats

Découvrez comment Médisup a restructuré HubSpot pour industrialiser ses campagnes événementielles, réduire fortement le temps de production et améliorer la conversion vers les admissions.

Contexte

Médisup devait gérer un volume important d’événements et de communications dans un réseau d’une trentaine de centres, avec des processus peu homogènes et fortement manuels.

Enjeu

Réduire le temps nécessaire à la promotion des événements tout en améliorant la personnalisation, la gouvernance et le suivi des candidats.

Intervention

Copernic a centralisé les objets événements, créé des templates dynamiques, workflows réutilisables et segmentations automatiques étudiants / parents.

Résultat

Le temps de préparation est passé de 20 h à 2 h par semaine, avec +8 % de conversion admissions et 1 400 inscrits aux événements.

Découvrir le projet Médisup →

Nous définissons un modèle capable de représenter candidats, intérêts, écoles, campus, formations et parcours. Propriétés, associations, équipes et droits d’accès sont structurés selon les usages réels des établissements.

Ce que nous observons

Un CRM centré uniquement sur le contact atteint rapidement ses limites dans un groupe multi-écoles. Il faut pouvoir représenter plusieurs intérêts et parcours sans dupliquer la donnée candidat.

Multi-écoles

Modèle de données

Gouvernance

Découvrir notre expertise Stratégie CRM

Nous structurons sources, campagnes, formulaires, événements et attribution pour mesurer quels leviers génèrent réellement des candidatures et des inscriptions.

Ce que nous observons

Optimiser uniquement le coût par lead peut conduire à investir davantage sur des campagnes qui génèrent beaucoup de contacts mais peu d’étudiants inscrits.

Acquisition

Attribution

ROI Marketing

Générer plus de leads qualifiés

Structurer chaque candidat jusqu’à l’inscription

Nous modélisons les différentes étapes du recrutement : lead, candidat, dossier, admissibilité, admission, confirmation et inscription, selon les processus propres à chaque établissement.

Ce que nous observons

Le pipeline doit refléter des changements réels dans le parcours. Sans statuts et règles partagés, les équipes Admissions disposent rapidement de visions différentes de la maturité d’un même candidat.

Admissions

Pipeline candidat

Conversion

Structurer votre processus d’admission

Alignement marketing, admissions et direction

Nous concevons les workflows autour des JPO, brochures, programmes, dossiers incomplets, admissions ou relances d’inscription, avec des contenus adaptés au contexte.

Ce que nous observons

Le Marketing Automation est particulièrement performant dans l’éducation lorsque les scénarios utilisent à la fois le programme d’intérêt, le campus, le statut candidat et les interactions récentes.

Nurturing

Workflows

Personnalisation

Découvrir notre expertise Marketing Automation

Connecter HubSpot à votre écosystème pédagogique

Nous connectons HubSpot aux plateformes de candidature, SIS/ERP de scolarité, LMS, outils événementiels et autres applications métier via connecteurs, API ou middleware.

Ce que nous observons

HubSpot ne doit pas devenir un logiciel de scolarité. La bonne architecture consiste à identifier quelle donnée reste dans chaque outil et lesquelles sont nécessaires au recrutement et à la relation candidat.

SIS / ERP

LMS & candidatures

API & Data

Découvrir notre expertise Intégrations & Data

Piloter le remplissage de chaque programme

Nous structurons les indicateurs permettant de suivre leads, candidatures, admissions, inscriptions, conversion et coût d’acquisition selon la formation, le campus, l’école ou la source.

Ce que nous observons

Le reporting devient réellement utile lorsqu’il permet de passer d’une question globale, « combien d’inscrits ? », à une question opérationnelle : « où perdons-nous les candidats et sur quel programme ? »

Admissions

CAC étudiant

Performance

Fiabiliser vos reportings CRM

"Je tiens à souligner l’écoute et la réactivité de Copernic et de nos interlocuteurs en particulier. Nous avons eu la chance de pouvoir compter sur leur disponibilité à notre égard, écoutant nos requêtes et faisant leur maximum pour y répondre."

EDHEC Business School

Directrice du recrutement et des admissions internationales

Intelligence artificielle

L’IA au service du recrutement étudiant

Emails, formulaires, appels, candidatures et interactions digitales génèrent une quantité croissante d’informations sur les futurs étudiants. L’IA permet de mieux exploiter ce contexte, réduire certaines tâches manuelles et aider Marketing et Admissions à concentrer leurs efforts sur les candidats qui nécessitent une action.

Expertise HubSpot

HubSpot : un CRM conçu autour du parcours de recrutement étudiant

HubSpot permet de réunir acquisition, campagnes, admissions, automatisations et données dans un même environnement, tout en se connectant aux outils qui gèrent la candidature ou la scolarité. Cette approche est particulièrement adaptée aux parcours longs et riches en interactions de l’enseignement supérieur.

Formulaires : centraliser demandes d’information et téléchargements.

Campagnes : relier les actions Marketing aux candidats générés.

Événements : suivre JPO, salons et autres interactions physiques ou digitales.

Pipeline : suivre les étapes du parcours d’admission.

Tâches : organiser les relances et prochaines actions.

Automatisation : déclencher des actions lors d’un changement de statut.

Nurturing : accompagner les candidats pendant les cycles de décision longs.

JPO : automatiser invitations, confirmations et relances.

Admissions : adapter les communications selon l’avancement du dossier.

Connecter SIS, ERP de scolarité et plateformes de candidature.

Synchroniser HubSpot avec Salesforce, LMS ou applications métier.

Structurer les droits d’accès pour les organisations multi-écoles et multi-campus.

FAQ : CRM enseignement supérieur et HubSpot

Un CRM enseignement supérieur centralise les données et interactions liées aux prospects et candidats afin de structurer leur parcours depuis la première interaction Marketing jusqu’à l’inscription.

Un CRM permet de centraliser les candidats, automatiser les communications, structurer les admissions et mesurer la performance du recrutement dans un environnement partagé entre Marketing et Admissions.

Le logiciel de scolarité gère principalement les étudiants inscrits, cours, notes, administration ou parcours académique, tandis que le CRM se concentre sur l’acquisition, les candidats, les admissions et la relation avant l’inscription.

Oui. HubSpot permet de réunir Marketing, automatisation, gestion des candidats, reporting et Data, tout en se connectant aux outils de candidature et de scolarité. Copernic dispose par ailleurs du badge HubSpot Higher Education Industry Specialist.

HubSpot peut structurer le parcours candidat à travers statuts, pipelines, propriétés, associations et workflows, adaptés aux différentes étapes du processus d’admission de l’établissement.

Il est possible de structurer le CRM avec équipes, permissions, pipelines, propriétés et associations adaptées à chaque entité, tout en conservant une gouvernance commune au niveau du groupe.

Le modèle CRM doit permettre de distinguer la personne de ses différents intérêts. Selon la complexité, cela peut reposer sur des associations, objets personnalisés ou autres structures de données adaptées.

Les workflows peuvent déclencher emails, tâches ou notifications selon le programme, le statut du dossier, la dernière interaction ou la participation à un événement.

HubSpot permet de gérer inscriptions, confirmations, relances, segmentation et reporting événementiel. Il peut aussi être connecté à une solution externe comme Eventbrite, comme dans le projet EDHEC.

Selon le système, l’intégration peut reposer sur une API, un middleware, Data Sync ou un connecteur existant. Il faut d’abord définir les données nécessaires et les sources de vérité de chaque système.

Oui. HubSpot et Salesforce peuvent être synchronisés selon l’architecture retenue pour unifier les données Marketing et commerciales.

Les principaux indicateurs incluent leads générés, candidatures, taux d’admission, taux d’inscription, conversion par étape, coût d’acquisition étudiant et performance par programme, campus ou source.

Il faut relier campagnes et sources d’acquisition aux candidatures puis aux inscriptions, afin de dépasser le simple coût par lead et mesurer les canaux qui contribuent réellement au remplissage des promotions.

L’IA peut aider à synthétiser les parcours candidats, préparer les communications, exploiter les conversations et faire émerger certaines situations nécessitant une relance, à partir des données disponibles dans le CRM.

Copernic intervient sur la stratégie CRM, l’acquisition, les admissions, le Marketing Automation, les architectures multi-écoles, les intégrations SI, la Data et le reporting afin d’adapter HubSpot aux processus réels de recrutement.

Remplissez vos promotions, du premier contact à l'inscription

Copernic, partenaire HubSpot spécialiste de l’enseignement supérieur

Qu’est-ce qu’un CRM pour l’enseignement supérieur ?

Du premier contact à l’inscription : les défis du CRM dans l’enseignement supérieur

Savez-vous réellement quelles campagnes remplissent vos promotions ?

Combien de candidats se perdent entre le premier contact et l’inscription ?

Vos candidats reçoivent-ils les bonnes relances au bon moment ?

Votre CRM comprend-il réellement votre organisation académique ?

Votre CRM communique-t-il réellement avec vos outils de scolarité ?

Savez-vous pourquoi une promotion se remplit… ou ne se remplit pas ?

Votre CRM est-il adapté au recrutement étudiant ?

Structurer un CRM HubSpot multi-centres et industrialiser l’acquisition pour améliorer la performance marketing et commerciale

Passer de 90 emails manuels par semaine à des parcours automatisés

Automatiser les événements pour mieux convertir les candidats

Comment structurer votre CRM autour du recrutement étudiant ?

Structurer chaque candidat jusqu’à l’inscription

Alignement marketing, admissions et direction

Connecter HubSpot à votre écosystème pédagogique

Piloter le remplissage de chaque programme

Vos candidats ne devraient pas se perdre entre Marketing, Admissions et scolarité

L’IA au service du recrutement étudiant

Synthétiser le parcours candidat

Accélérer la création des campagnes

Faire émerger les candidats à relancer

Exploiter les conversations candidats

HubSpot : un CRM conçu autour du parcours de recrutement étudiant

Centraliser chaque point d’entrée candidat

Structurer chaque étape jusqu’à l’inscription

Personnaliser les parcours de recrutement à grande échelle

Connecter HubSpot à votre système d’information éducatif

Voyez ces fonctionnalités en action

10 ans d’expertise CRM pour mieux recruter et convertir vos futurs étudiants

FAQ : CRM enseignement supérieur et HubSpot

Qu’est-ce qu’un CRM enseignement supérieur ?

Pourquoi utiliser un CRM dans l’enseignement supérieur ?

Quelle différence entre un CRM et un logiciel de scolarité ?

HubSpot est-il adapté à l’enseignement supérieur ?

Comment gérer les admissions avec HubSpot ?

Comment gérer plusieurs écoles ou campus dans HubSpot ?

Comment gérer plusieurs intérêts de formation pour un même candidat ?

Comment automatiser les relances des candidats ?

Comment gérer les JPO avec HubSpot ?

Comment connecter HubSpot à un logiciel de scolarité ?

Peut-on connecter HubSpot à Salesforce dans l’enseignement supérieur ?

Quels KPI suivre pour le recrutement étudiant ?

Comment mesurer le ROI Marketing d’une école ?

Comment utiliser l’IA dans un CRM enseignement supérieur ?

Comment Copernic accompagne les établissements d’enseignement supérieur ?

Vos futurs étudiants ne suivent pas un parcours linéaire. Votre CRM doit savoir les suivre.