Vos ventes dans HubSpot, votre gestion dans EBP : un seul client, à jour des deux côtés. Devis, commandes, factures et règlements circulent sans ressaisie.
Le constat
Quand HubSpot et EBP Gestion ne se parlent pas, chaque équipe travaille sur sa propre version du client. Les symptômes sont toujours les mêmes.
Le commercial prépare son devis dans HubSpot, puis l’administration des ventes le recrée dans EBP pour le transformer en commande. Chaque ressaisie coûte du temps et ouvre la porte aux erreurs de prix, de remise ou de quantité.
Factures, règlements et encours restent dans EBP. Le commercial relance un client qui a un impayé, ou découvre trop tard qu’un client fidèle a commandé sans lui.
Une raison sociale écrite autrement, un SIRET absent, et le client a deux fiches qui ne se recoupent pas. Le pipeline et le chiffre d’affaires facturé ne racontent plus la même histoire.
Définition
EBP Gestion Commerciale est un logiciel de gestion très répandu dans les TPE et PME françaises. Il gère les tiers, le catalogue d’articles, les pièces commerciales (devis, commandes, bons de livraison, factures) et le suivi des règlements, souvent avec EBP Compta. HubSpot, lui, porte la prospection, le marketing et le pipeline commercial.
L’intégration fait dialoguer les deux en continu : un client créé d’un côté existe de l’autre, un devis gagné devient une pièce commerciale, une facture réglée remonte sur la fiche HubSpot. Chaque équipe garde son outil, tout le monde voit le même client.
Ce qui circule
Voici les correspondances les plus courantes entre les objets HubSpot et EBP Gestion. Le périmètre exact dépend de votre version et de votre édition d’EBP, et de ce que son interface d’échange permet.
| Dans HubSpot | Dans EBP | Sens | Quand |
|---|---|---|---|
| Entreprises | Clients (fiche tiers) | Dans les deux sens | À la création, puis à chaque modification |
| Contacts | Contacts du tiers | Dans les deux sens | À chaque modification |
| Produits | Articles et tarifs | EBP → HubSpot | Quand un article ou un prix change |
| Transactions et devis | Devis | HubSpot → EBP | Quand la transaction atteint l’étape convenue (devis accepté) |
| Statut de la transaction | Commandes et bons de livraison | EBP → HubSpot | À la transformation en commande, puis à la livraison |
| Factures | Factures et avoirs | EBP → HubSpot | À la validation de la pièce |
| Statut de paiement, encours | Règlements et échéances | EBP → HubSpot | À chaque règlement ou chaque nuit, selon votre version |
| Propriétaires | Commerciaux (représentants) | Dans les deux sens | À l’affectation du compte |
Qui fait foi ? HubSpot pour les prospects, les contacts et les transactions en cours ; EBP pour les clients facturés, les articles, les prix, les factures et les règlements. Cette règle du référentiel maître est fixée par écrit au cadrage, champ par champ.
Décrivez-nous vos flux actuels : nous vous disons ce qui peut se synchroniser avec votre version d’EBP.
Comment connecter
Avant la synchronisation continue, il y a souvent une reprise de l’historique : clients, articles et factures passées, chargés une fois dans HubSpot par export / import, par middleware ou par API. Ensuite, trois façons de faire circuler les données au quotidien.
À choisir s’il en existe un pour votre version d’EBP et que vos besoins restent standards : clients, contacts, factures. Il se met en place vite, sans développement. Sa limite : un mapping figé, qui gère mal vos champs personnalisés et vos règles métier.
Data Sync, Make, Workato ou un middleware spécialisé orchestrent les flux sans code lourd. Le bon choix quand EBP expose une interface d’échange exploitable et que votre modèle de données est stable. Sa limite : chaque scénario se paramètre, se maintient et se surveille.
Une connexion directe, construite pour vos règles : transformation des données, objets personnalisés, rythme propre à chaque flux. Indispensable quand le connecteur ou la plateforme ne suivent plus. Sa limite : elle se conçoit selon les limites d’appels et la volumétrie, et demande une supervision.
Nous recommandons l’option après l’audit de vos flux, pas avant.
Cas d’usage
La commande est créée dans EBP Gestion, avec le bon tiers, les bons articles et les remises négociées. L’administration des ventes n’a plus qu’à la valider.
Le statut de paiement se met à jour sur la fiche HubSpot et le commercial est prévenu. Il relance pour la commande suivante au bon moment.
Une alerte arrive dans HubSpot avant le prochain rendez-vous. Le commercial parle règlement avant de parler nouvelle commande.
L’article mis à jour dans EBP alimente la bibliothèque de produits HubSpot. Les devis suivants partent au bon tarif.
Notre méthode
Trois temps, chacun traité sur les processus, la technologie et les personnes. Un chef de projet dédié vous suit du premier atelier à la mise en production, avec un comité projet et un comité de pilotage.
Comprendre · Think
Trois ateliers, business, fonctionnel et technique, pour cartographier chaque flux avec sa source, son sens et ses règles de gestion. Nous comparons plusieurs approches et en recommandons une. Rien n’est développé avant votre validation écrite.
Construire · Build
Mapping champ à champ entre EBP et HubSpot, puis paramétrage ou développement. Un pilote tourne sur un échantillon réel de tiers, d’articles et de pièces avant la bascule ; un delta rattrape ce qui a été saisi entre-temps.
Piloter · Run
Mise en service, formation de vos équipes, supervision des erreurs de synchronisation et corrections. L’intégration évolue ensuite avec vos processus : nouveaux champs, nouveaux flux, nouvelle version d’EBP.
À la livraison
La recette se fait en trois temps : nous testons et vous communiquons les comptages, vous contrôlez un échantillon de fiches dans un fichier partagé, nous corrigeons les écarts et relançons les contrôles. Le procès-verbal de recette se signe ensuite, pas avant.
Les pièges à éviter
Une intégration ERP échoue rarement sur la technique. Elle échoue sur des règles que personne n’a fixées. Voici les six points que nous verrouillons avant d’écrire une ligne de code.
Ils en parlent
« Notre collaboration permet une organisation, une efficacité et une gestion adaptée. Gain de temps et de productivité, un suivi au top. »
« L'équipe de Copernic est très réactive. Ils nous apportent leurs compétences au quotidien sur des domaines que nous ne maîtrisons pas toujours. »
Faites défiler →
HubSpot Elite Partner
Depuis plus de 10 ans, nous connectons HubSpot aux ERP et aux outils de gestion des entreprises : EBP, Sage, SAP, Odoo, Pennylane. Plus de 800 clients nous ont confié leur CRM, et HubSpot nous a attribué son plus haut niveau de partenariat.
Elite Partner et 4 accréditations
Implémentation CRM · Onboarding · Migration de données · Architecture de solutions
Cela dépend de votre version et de votre édition d’EBP. Des connecteurs ou applications existent pour certaines versions ; une plateforme d’intégration peut prendre le relais quand EBP expose une interface d’échange ; une intégration sur mesure reste possible dans les autres cas. Nous vérifions ce que votre EBP permet dès le premier échange, puis nous recommandons l’approche la plus simple qui couvre vos flux, sans sur-ingénierie.
Les flux les plus courants : clients et contacts, articles et tarifs, devis et commandes, factures et avoirs, règlements et encours, commerciaux. Le sens de chaque flux et l’outil qui fait foi sont fixés au cadrage. Les pièces jointes, comme les PDF de factures, ne suivent pas par défaut : on décide ensemble si elles doivent être reprises. Si vous avez besoin d’objets personnalisés dans HubSpot, une licence Enterprise est nécessaire.
Les deux, selon le flux. Un client créé ou un devis accepté peut se synchroniser en quelques minutes ; les règlements et les encours remontent souvent par lots, chaque nuit ou plusieurs fois par jour. Le rythme dépend de votre version d’EBP, de son interface d’échange, des limites d’appels et de la volumétrie. Nous le choisissons flux par flux, selon l’usage qu’en font vos équipes.
Pour un périmètre standard (tiers, articles, pièces commerciales, factures), comptez quelques semaines du premier atelier à la mise en production ; la durée exacte est fixée après le cadrage. Un périmètre plus large, avec des règles de transformation lourdes, un nettoyage de données ou plusieurs sociétés dans EBP, demande davantage. Le planning est fixé dans le document de cadrage ; il dépend aussi de la disponibilité de vos référents pour valider chaque étape.
Une erreur ne doit jamais passer inaperçue. Chaque flux est journalisé : un enregistrement rejeté (champ obligatoire manquant, client inconnu, doublon) est signalé sans bloquer les autres. Une alerte part vers la personne désignée, l’erreur est corrigée à la source, puis l’enregistrement est rejoué. En phase Run, nous suivons ces journaux et traitons les anomalies récurrentes à la racine.
Oui, et c’est souvent la meilleure idée. Beaucoup de projets démarrent par un seul flux : par exemple les clients et les factures remontés dans HubSpot, pour que les commerciaux voient l’activité de leurs comptes. Les devis, les commandes et les encours s’ajoutent ensuite, sur la même base. Le cadrage prévoit cette trajectoire pour ne rien reprendre à la deuxième étape.
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