Cas client · Médisup
Structurer un CRM HubSpot multi-centres et industrialiser l’acquisition
Une trentaine de centres, chacun avec ses propres propriétés et ses propres campagnes. Copernic a remis de la gouvernance dans le CRM de Médisup, puis industrialisé la promotion de ses événements.
- Objectif 01. Structurer la gouvernance CRM pour fiabiliser les données et piloter la performance.
- Objectif 02. Harmoniser les campagnes marketing entre le national et les centres locaux.
- Objectif 03. Automatiser les processus d’acquisition pour gagner en productivité et en conversion.
Le projet
Trente centres, trente façons de faire.
Un pilotage national impossible.
Médisup est le premier réseau français de préparation aux études de santé (Médecine, Maïeutique, Odontologie, Pharmacie, Kinésithérapie) : une trentaine de centres, 130 enseignants et plus de 10 000 étudiants formés en 2024.
Ses cibles : les lycéens de 1re et de Terminale qui préparent médecine, et les étudiants de PASS/L.AS 1. Particularité décisive : l’étudiant est le premier concerné, mais ce sont les parents qui décident de l’inscription. En pleine croissance (3 centres rachetés en un an), Médisup refond ses sites, intègre un ERP et fait appel à Copernic pour HubSpot.
Pas de gouvernance CRM
Des propriétés multipliées par les initiatives locales, des données hétérogènes, des reportings peu fiables.
Une acquisition éclatée
Campagnes nationales, événements locaux (JPO, webinaires, immersions, salons), étudiants et parents : tout était dupliqué à la main.
Une charge d’exécution
E-mails recréés, workflows dupliqués, envois manuels : peu de temps restait pour analyser et optimiser.
Les résultats
Moins de copier-coller.
Plus d’inscrits.
Médisup est passé d’un fonctionnement manuel et hétérogène à un modèle structuré, pilotable et prêt à grandir.
Notre approche
La gouvernance d’abord.
L’outil ensuite.
Le diagnostic était clair : un problème de gouvernance, pas d’outil. Copernic n’a donc pas commencé par la technique, mais par les rôles et les usages, pour faire du CRM un outil de pilotage et non un simple outil opérationnel.
Une gouvernance transverse
Rôles clarifiés entre marketing, commercial et CRM, décisions centralisées, et la recommandation d’un rôle dédié CRM.
Un modèle de données simplifié
Plusieurs objets « événements » fusionnés en un seul : une vision consolidée, un reporting simplifié, moins d’erreurs et de doublons.
Des e-mails dynamiques
Un seul e-mail qui s’adapte au centre, à la cible (parents ou étudiants), aux boutons, à la marque et aux informations locales.
Des workflows réutilisables
Ciblage automatique, envois programmés selon la date de l’événement, inscriptions et confirmations, nettoyage après l’événement.
Impact
Un CRM subi hier.
Un outil du quotidien aujourd’hui.
Dans un réseau multi-sites, l’absence de gouvernance fragmente les données et empêche de piloter à l’échelle. Chez Médisup, la refonte a produit l’effet inverse.
- Une performance commerciale améliorée grâce à une meilleure exploitation des événements
- Un gain de productivité majeur, avec beaucoup moins de tâches manuelles
- Des données fiabilisées pour un pilotage plus précis
- Des processus standardisés entre le national et les centres locaux
- Des équipes qui ont adopté le CRM au quotidien
FAQ : CRM multi-sites, HubSpot et stratégie marketing
Structurer un CRM multi-sites dans HubSpot nécessite avant tout une gouvernance claire des données et des usages. Il est essentiel de définir un modèle commun (propriétés, pipelines, objets) partagé par l’ensemble des entités, tout en permettant des adaptations locales encadrées.
La mise en place d’une gouvernance transverse (RevOps, marketing, sales) permet d’éviter les dérives et d’assurer la cohérence du CRM dans le temps. Sans cela, les initiatives locales créent rapidement de la complexité et rendent le pilotage global impossible.
L’harmonisation des campagnes marketing repose sur un équilibre entre centralisation stratégique et personnalisation locale.
Concrètement, cela passe par :
- des templates mutualisés (emails, workflows, campagnes)
- l’utilisation de contenus dynamiques adaptés à chaque entité
- des règles de segmentation communes
Cette approche permet de conserver une cohérence de marque tout en tenant compte des spécificités locales, notamment dans des organisations comme l’enseignement supérieur ou les réseaux multi-agences.
L’automatisation des campagnes événementielles dans HubSpot repose sur trois éléments clés :
- Un modèle de données structuré (événements, contacts, inscriptions)
- Des workflows réutilisables basés sur des dates et des déclencheurs
- Des contenus dynamiques (emails personnalisés selon les segments)
Cette approche permet de réduire drastiquement les tâches manuelles, d’améliorer la régularité des campagnes et d’optimiser les performances (taux d’ouverture, clics, inscriptions).
La gouvernance CRM est un facteur clé de succès dans tout projet HubSpot.
- les données deviennent incohérentes
- les usages divergent
- les équipes perdent confiance dans l’outil
- les décisions sont centralisées
- les process sont alignés
- le CRM devient un outil de pilotage stratégique
C’est souvent le principal levier de performance, bien avant la technologie elle-même.
L’approche RevOps (Revenue Operations) permet d’aligner marketing, sales et service client autour d’un objectif commun : la croissance.
- une meilleure circulation de la donnée
- des process fluides entre équipes
- un pilotage unifié de la performance
Le RevOps transforme le CRM en un véritable moteur de croissance, et non en simple outil de gestion.
Pour améliorer la performance des événements, il est essentiel de :
- structurer les données liées aux événements
- automatiser les relances et les inscriptions
- segmenter les audiences (ex : parents vs étudiants)
- analyser les performances (conversion, participation, ROI)
Une stratégie CRM bien structurée permet de transformer les événements en un levier majeur de génération de pipeline.
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