CRM HubSpot multi-sites : Médisup structure son acquisition

Copernic accompagne les organisations complexes (multi-sites, multi-marques, multi-équipes) dans la structuration de leur CRM HubSpot, en alignant marketing, commercial et data autour d’une gouvernance RevOps orientée performance.

Ce cas client illustre des enjeux clés comme la structuration d’un CRM multi-sites, l’optimisation de HubSpot dans l’enseignement supérieur, la mise en place d’une gouvernance CRM et l’industrialisation des campagnes marketing locales et nationales.

Médisup est un acteur de référence de l’enseignement supérieur privé, spécialisé dans la préparation aux études de santé. Présent sur l’ensemble du territoire français avec une trentaine de centres, le groupe s’appuie sur un modèle hybride combinant pilotage marketing centralisé et exécution commerciale locale.

Dans ce contexte, les équipes marketing génèrent des leads à l’échelle nationale (site web, campagnes, événements), tandis que les équipes locales assurent la conversion via des processus d’admission et d’inscription.

Cette organisation, efficace pour la proximité terrain, crée toutefois une complexité forte en matière de pilotage CRM, de cohérence des campagnes et de gestion des données.

Déjà équipé de HubSpot, Médisup avait progressivement construit son CRM au fil des besoins, sans gouvernance claire ni vision globale.

👉 Résultat : un outil puissant, mais devenu difficilement exploitable à l’échelle du groupe.

1. Une absence de gouvernance CRM freinant la performance

Le CRM avait été enrichi par de multiples initiatives locales, sans cadre structurant.

Conséquences :

Multiplication des propriétés et des usages
Hétérogénéité des données entre centres
Difficulté à produire des reportings fiables

Le CRM ne permettait plus de piloter efficacement la performance marketing et commerciale.

2. Une acquisition multi-locale difficile à harmoniser

Le modèle Médisup repose sur une combinaison complexe :

campagnes nationales
événements locaux (JPO, webinaires, immersions, salons)
cibles multiples (étudiants et parents)

Sans standardisation :

les campagnes étaient dupliquées manuellement
les pratiques variaient fortement d’un centre à l’autre
la performance n’était pas comparable ni optimisable

L’acquisition était performante localement, mais non scalable globalement.

automatiser événements enseignement supérieur

3. Une charge opérationnelle limitant la création de valeur

La promotion des événements représentait un volume de travail considérable :

création répétée d’emails
duplication des workflows
gestion manuelle des envois

Les équipes marketing étaient fortement mobilisées sur des tâches d’exécution, au détriment de l’analyse, de l’optimisation et de la stratégie.

1. Mise en place d’une gouvernance CRM et RevOps

Nous avons accompagné Médisup dans la structuration de son organisation CRM :

Clarification des rôles et responsabilités (marketing, commercial, CRM)
Mise en place d’une logique de gouvernance transverse
Centralisation des décisions liées au CRM
Recommandation d’un rôle dédié CRM / RevOps

Objectif : garantir la cohérence des usages et aligner le CRM avec les enjeux business.

2. Simplification et standardisation du modèle de données

Nous avons identifié des sources de complexité inutiles, notamment sur la gestion des événements.

Action clé :

Fusion de plusieurs objets “événements” en un modèle unifié

Bénéfices :

Vision consolidée des performances
Simplification du reporting
Réduction des erreurs et des doublons

Une data plus lisible, plus exploitable, plus fiable.

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3. Industrialisation des campagnes marketing

Nous avons repensé entièrement la logique de promotion des événements.

Mise en place d’emails dynamiques

Grâce aux fonctionnalités avancées de HubSpot :

personnalisation selon le centre
adaptation du message selon la cible (parents / étudiants)
variation automatique des contenus (CTA, branding, informations locales)

👉 Passage d’une logique de duplication à une logique de mutualisation intelligente

4. Automatisation des processus d’acquisition

Nous avons conçu une architecture de workflows réutilisables :

ciblage automatique des contacts éligibles
envoi programmé des campagnes selon la date de l’événement
gestion des inscriptions et confirmations
nettoyage automatisé des données post-événement

Un système scalable, fiable et autonome.

Résultats et impact business

La refonte du CRM et l’industrialisation des campagnes ont permis à Médisup de passer d’un fonctionnement manuel et hétérogène à un modèle structuré, pilotable et scalable.

Amélioration de la performance commerciale grâce à une meilleure exploitation des événements
Gain de productivité majeur avec une forte réduction des tâches manuelles
Fiabilisation des données permettant un pilotage plus précis
Standardisation des process entre le national et les centres locaux
Adoption renforcée des équipes, avec un CRM devenu un outil du quotidien

👉 Le CRM devient un levier de croissance et d’alignement business, et non plus un outil subi.

FAQ : CRM multi-sites, HubSpot et stratégie marketing

Structurer un CRM multi-sites dans HubSpot nécessite avant tout une gouvernance claire des données et des usages. Il est essentiel de définir un modèle commun (propriétés, pipelines, objets) partagé par l’ensemble des entités, tout en permettant des adaptations locales encadrées.

La mise en place d’une gouvernance transverse (RevOps, marketing, sales) permet d’éviter les dérives et d’assurer la cohérence du CRM dans le temps. Sans cela, les initiatives locales créent rapidement de la complexité et rendent le pilotage global impossible.

L’harmonisation des campagnes marketing repose sur un équilibre entre centralisation stratégique et personnalisation locale.

Concrètement, cela passe par :

des templates mutualisés (emails, workflows, campagnes)
l’utilisation de contenus dynamiques adaptés à chaque entité
des règles de segmentation communes

Cette approche permet de conserver une cohérence de marque tout en tenant compte des spécificités locales, notamment dans des organisations comme l’enseignement supérieur ou les réseaux multi-agences.

L’automatisation des campagnes événementielles dans HubSpot repose sur trois éléments clés :

Un modèle de données structuré (événements, contacts, inscriptions)
Des workflows réutilisables basés sur des dates et des déclencheurs
Des contenus dynamiques (emails personnalisés selon les segments)

Cette approche permet de réduire drastiquement les tâches manuelles, d’améliorer la régularité des campagnes et d’optimiser les performances (taux d’ouverture, clics, inscriptions).

La gouvernance CRM est un facteur clé de succès dans tout projet HubSpot.

Sans gouvernance :

les données deviennent incohérentes
les usages divergent
les équipes perdent confiance dans l’outil

Avec une gouvernance claire :

les décisions sont centralisées
les process sont alignés
le CRM devient un outil de pilotage stratégique

C’est souvent le principal levier de performance, bien avant la technologie elle-même.

L’approche RevOps (Revenue Operations) permet d’aligner marketing, sales et service client autour d’un objectif commun : la croissance.

Dans HubSpot, cela se traduit par :

une meilleure circulation de la donnée
des process fluides entre équipes
un pilotage unifié de la performance

Le RevOps transforme le CRM en un véritable moteur de croissance, et non en simple outil de gestion.

Pour améliorer la performance des événements, il est essentiel de :

structurer les données liées aux événements
automatiser les relances et les inscriptions
segmenter les audiences (ex : parents vs étudiants)
analyser les performances (conversion, participation, ROI)

Une stratégie CRM bien structurée permet de transformer les événements en un levier majeur de génération de pipeline.

Structurer un CRM HubSpot multi-centres et industrialiser l’acquisition pour améliorer la performance marketing et commerciale

Un acteur leader confronté à un enjeu de structuration CRM

Les résultats

de temps économisé sur la promotion des événement

de taux de conversion admission

d'inscrits sur les événements

Le diagnostic : un problème de gouvernance, pas d’outil