Gérer vos données et structurer vos propriétés dans votre CRM HubSpot

La plupart des managers savent que des données de mauvaise qualité sont problématiques. Elles font perdre du temps, augmentent les coûts, affaiblissent la prise de décision et l’alignement des équipes (marketing, force de vente, services…). Si vous souhaitez créer une expérience transparente et fluide pour votre communauté, vous devez d'abord gérer les données qui alimentent cette expérience. Que vous soyez ou pas utilisateur HubSpot, voyons comment avoir une gestion des données CRM optimale.

Gérer sa base de données CRM HubSpot

En quelques chiffres :

• 60 % des données CRM (customer relationship management) ne sont pas utilisées ;
• 40 % du temps total des opérations est consacré au nettoyage et à la préparation des données ;
• 3 % des entreprises respectent les normes de base de qualité des données (selon Harvard Business Review).
• L'alternative ? Rendre les données propres, claires, connectées et disponibles sur une plateforme centralisée.

Les composantes du CRM HubSpot

Les 4 objets CRM standards de HubSpot sont les contacts, les entreprises, les transactions et les tickets. Un objet est une étiquette donnée à un type de relation client (B2B ou B2C) ou à un processus interne de l’entreprise. Il existe d'autres objets selon votre abonnement (la version gratuite ne propose pas autant que la version pro).

Les objets personnalisés fonctionnent de la manière que les objets standards, mais offrent plus d'options de personnalisation et de flexibilité. Vous pouvez ainsi ajouter des options pour saisir des informations sur les réseaux sociaux, sur les transactions récentes, entre autres. Tout comme les objets standards, ils peuvent également être utilisés pour créer de nouveaux workflows et des rapports précis.

Un enregistrement est une instance unique d'un objet (par exemple, "John Adams" est un enregistrement de contact). Vous pouvez associer différents types d'enregistrements pour mieux organiser et suivre les informations. 

‍Une propriété est un champ que vous pouvez utiliser pour stocker des informations sur un enregistrement. Les propriétés peuvent inclure des informations telles que le prix, l'emplacement, le nombre de chambres et toute autre caractéristique.

Un identifiant unique est un champ de propriété qui marque un enregistrement comme l'un d'entre eux. Ils sont importants car ils différencient les enregistrements les uns des autres.

Créations et Imports

Voici comment vous y prendre :

• Vous pouvez créer des enregistrements directement sur HubSpot CRM ou les importer en masse, via l'outil de Hubspot. Il est gratuit, intuitif, simple à utiliser et nécessite que vos fichiers répondent à plusieurs critères, afin que le processus d'importation soit fluide, spécialement pendant l’implémentation du CRM. 
• Vous devez configurer vos données selon le bon format reconnu par HubSpot (objet, propriété, ID unique…) ;
• HubSpot prend uniquement en charge les fichiers .csv, .xlsx et .xls ;
• le fichier doit être inférieur à 150 Mo ;
• le fichier doit contenir moins de 250 000 lignes et 1 000 colonnes
• HubSpot déduplique automatiquement les contacts en utilisant les emails et les entreprises grâce aux noms de domaine.

Afficher et segmenter des enregistrements

Tous les enregistrements d’un objet HubSpot sont regroupés sur une page d'index. Vous pouvez filtrer vos enregistrements selon une vue et l’épingler pour y avoir accès facilement. Cela vous permettra de segmenter vos données rapidement. Vous pouvez utiliser des vues sur des offres, des contacts, des entreprises et même des objets personnalisés (en fonction votre abonnement CRM). Vous pouvez par exemple filtrer en fonction des nouveaux prospects au cours des 12 dernières heures ou les leads les plus actifs, entre autres.

Structurer vos propriétés dans votre CRM HubSopt

Il existe peu de propriétés définies par défaut dans vos objets HubSpot. Mais le système vous permet de créer, de modifier et de supprimer les propriétés.

Gestion des propriétés dans HubSpot

Tous les paramétrages sur les propriétés sont accessibles depuis la section “Gestion des données”. Vous aurez une vue globale et centralisée des propriétés que vous pouvez filtrer (par entreprise, transaction, contact, ticket,..), et modifier ou supprimer si besoin. Si vous ne trouvez pas votre bonheur dans les propriétés standards, vous pouvez créer une nouvelle propriété afin de stocker des informations spécifiques. Mais laquelle ? Cela dépend entièrement de votre entreprise et de vos besoins stratégiques et opérationnels (stratégie digitale, campagnes marketing et sales, marketing Inbound, automation, reporting,...).

Personnalisation des propriétés

HubSpot CRM vous permet de créer des propriétés personnalisées pour collecter des données uniques et spécifiques à votre entreprise. Ainsi, vous disposez des bonnes informations pour vos processus d'automatisation, de segmentation et de création de rapports. Les propriétés personnalisées vous permettent d’adapter un système CRM puissant et universel à votre entreprise. Elles sont essentielles pour optimiser l’utilisation des données disponibles dans votre base CRM afin de répondre aux besoins de votre secteur. Vous garantissant ainsi la création d’une expérience client fluide et unique.

Ainsi, vous pouvez, entre autres :

• suivre les données provenant de plusieurs sources en mappant des champs de vos propriétés HubSpot avec d'autres applications et intégrations ;
• enrichir les données collectées sur les formulaires ;
• être plus réactif envers les clients potentiels, convertir les utilisateurs et les fidéliser ;
• cibler des segments ou des listes pour améliorer les taux de conversion et ses relations clients en envoyant des messages à un public ciblé. 

Remarque : les propriétés personnalisées HubSpot peuvent être créées pour les objets HubSpot standards et personnalisés. 

De plus, pour créer ou modifier des propriétés, il est nécessaire d'avoir les autorisations pour modifier les paramètres de propriété. Le nombre de propriétés personnalisées que vous pouvez créer dépend de votre abonnement HubSpot. Si vous choisissez de passer aux outils gratuits du CRM HubSpot, vous pourrez visualiser et modifier les propriétés personnalisées existantes, mais vous ne pourrez pas en créer de nouvelles si vous avez déjà atteint la limite.

Exporter les propriétés

Les individus autorisés à effectuer des exportations ont la possibilité de générer une liste comprenant toutes les caractéristiques présentes dans l'ensemble des objets de votre compte. Le fichier exporté contiendra des informations essentielles telles que le nom de chaque caractéristique, son identifiant interne, son type, sa description, son regroupement, ainsi que, le cas échéant, ses options. Si vous préférez visualiser les valeurs associées à une caractéristique spécifique, vous avez également la possibilité d'exporter l'historique de ladite caractéristique individuellement ou d'afficher les données historiques d'une caractéristique sur un enregistrement donné.

Le mot de la fin

Vous voulez en savoir plus sur comment gérer vos données et structurer vos propriétés ? Nos experts se feront un plaisir de vous en apprendre davantage et de vous conseiller.

Vous avez besoin d'être accompagné pour générer plus de prospects, plus de ventes et d’évoluer de manière constante ? Vous pouvez faire appel à nos experts pour vous guider pendant et après votre implémentation du CRM HubSpot. Parlons-en !