Sales operation : Quels KPIs et metrics suivre ?

L’équipe sales ops s'occupe principalement de toutes les activités pré-vente, de l'élaboration de stratégies et de la prospection à la gestion des données et au reporting, en mettant en place un processus et des outils afin d’améliorer les performances commerciales de l’entreprise. L'un des aspects les plus importants des sales operations est la surveillance et le suivi des indicateurs clés de performance (KPIs) et des métriques pour évaluer les performances de la force de vente et définir une stratégie commerciale en conséquence. Dans cet article, nous allons explorer les différentes étapes pour définir les KPIs et les métriques à suivre dans les sales ops.

Définir les objectifs commerciaux de l'entreprise

La première étape pour définir les KPIs et les métriques à suivre dans les sales operations est la définition des objectifs commerciaux de l'entreprise. Ces objectifs doivent être quantifiables, mesurables et réalisables pour pouvoir être suivis de manière efficace. Par exemple, un objectif commercial peut être l'augmentation du nombre de nouveaux clients acquis, la réduction du temps passé par les équipes commerciales sur les tâches administratives ou l'amélioration du taux de conversion des opportunités en ventes.

Identifier les KPIs et les métriques liés aux objectifs commerciaux

Sélectionner les KPIs et les métriques les plus pertinents

Une fois vos KPIs et métriques identifiés, vous devrez sélectionner les plus pertinents pour l’entreprise. Cela peut impliquer une évaluation des données disponibles, des ressources de l'entreprise et des besoins des équipes de vente pour déterminer les KPIs et les métriques. Évidemment, le revenu est important, mais tout dépend du contexte, des objectifs fixés et de votre secteur d’activité. Par exemple, si l'entreprise dispose de données limitées sur les leads, elle peut choisir de suivre des métriques telles que le nombre de contacts ajoutés à la base de données ou le taux de réponse aux campagnes de marketing plutôt que le nombre de leads générés. La durée moyenne du cycle de vente, le coût par prospect et le coût d’acquisition client, l’efficacité des ventes sont d’autres sales metrics que vous pouvez suivre.

Mettre en place des processus et des outils pour suivre les KPIs et les métriques

Il existe une abondance d'outils de vente disponibles pour tracker vos KPIs et métriques. L’essentiel est que ces derniers répondent à vos objectifs. L’équipe sales ops a pour mission de choisir les outils, d'accompagner les commerciaux pour s’assurer qu’ils en tirent le meilleur parti ainsi que de mettre en place et de piloter un plan d’action commercial pour atteindre les objectifs et d’optimiser le développement commercial.

Définir des processus pour l'enregistrement des données

Avant de pouvoir tirer le meilleur parti de vos données, vous devez avoir une solide compréhension de ce que vous avez. Commencez par une analyse de ces données. Vos données sont-elles exactes, complètes et segmentées ? Structurer vos données vous permettra de les utiliser efficacement, de segmenter vos clients et d'avoir une meilleure analyse de vos leads. Identifiez les failles et lacunes de vos processus, examinez le parcours client, particulièrement sur le plan relationnel. Idéalement, les données doivent être intégrées afin que l’équipe sales ops soit aussi informée que l’équipe marketing. Les deux équipes peuvent travailler ensemble, notamment lorsqu’il s’agit de définir le processus de notation et de qualification des prospects (MQL et SQL).

Il existe plusieurs outils que les commerciaux doivent prendre en compte, tels que les CRM (pour la gestion de la relation-client), les analyses commerciales et les rapports, les chats en direct, etc. La définition des workflows et l’automatisation de vos processus pour, entre autres, l’enregistrement des opportunités, des leads et des contacts vous permet de gagner du temps. Les données sur les ventes peuvent généralement être collectées quotidiennement, par exemple. Tandis que les indicateurs de performance qui nécessitent une collecte de données à partir d'un certain nombre de sources peuvent être mieux mesurés de manière hebdomadaire ou mensuelle.

Mettre en place des systèmes de suivi des KPIs et des métriques

En mesurant régulièrement et automatiquement les KPI, vous pouvez augmenter la productivité et réduire les coûts. Vous devrez vérifier les données pour vous assurer qu'elles sont exactes et qu'elles couvrent toutes les exigences de votre KPI. Communiquez clairement les KPI à toutes les personnes concernées. Si vous êtes Sales Operations Manager, Sales Operations Analyst, business developer, directeur ou responsable commercial, assurez-vous que l’équipe commerciale connaisse l'impact de chaque KPI et que les membres connaissent les activités primordiales. Vous pouvez utiliser des systèmes et outils de gestion des opportunités, des outils de gestion des leads, des outils de gestion des contacts et des outils de suivi commercial pour collecter et analyser les données sur les KPIs et les métriques. Vous pouvez également configurer un tableau de bord des performances pour mesurer efficacement les progrès.

Utiliser des outils de visualisation des données pour faciliter l'analyse

Le reporting commercial est une pièce importante du puzzle concernant les sales ops. Il ne s'agit pas seulement de fournir des données, il s'agit également de s'assurer que les bonnes personnes ont accès aux données dont elles ont besoin et savent comment les utiliser. Grâce à des innovations visuelles telles qu'un tableau de bord KPI, vous pouvez regrouper vos données et informations. Cela vous aidera non seulement à tirer une valeur supplémentaire de vos données, mais également l'occasion de définir des objectifs et de mesurer le succès progressif dans des domaines vitaux de l'entreprise. Les tableaux de bord, graphiques et rapports permettent de présenter les données de manière claire et intuitive. Ces outils peuvent aider les équipes de vente et les responsables de la stratégie commerciale à comprendre les performances des équipes de vente, les tendances des données et les opportunités pour améliorer les résultats et mieux allouer les ressources.

Analyser les données pour prendre des décisions

L'utilisation des données pour prendre de meilleures décisions est la clé du succès de votre activité commerciale. Les forces de vente peuvent utiliser des rapports et des tableaux de bord qui fournissent des mesures clés, apporter des modifications à votre système CRM en fonction des besoins des membres de l’équipe et contribuer à la réflexion stratégique à l'échelle de l'entreprise. En analysant les tendances et les données passées, les opérateurs commerciaux peuvent prédire les objectifs futurs ayant un impact sur leur prise de décision commerciale. Si la trajectoire ne répond pas aux objectifs commerciaux, les forces de vente peuvent repérer les problèmes potentiels pour les éviter. L'objectif des sales ops est d'utiliser un modèle de prévision précis pour prévoir les ventes en analysant leurs données passées et les opportunités actuelles.

Les sales operations sont une pièce maîtresse du puzzle des ventes et doivent être traitées comme telles. En tirant parti des données et de la tech, les équipes de vente peuvent stimuler l'efficacité commerciale et la croissance durable de l’entreprise. HubSpot vous permet de gérer vos sales ops efficacement, d’aligner vos équipes et d'intégrer de manière transparente vos données tout au long du parcours client afin d’adapter votre stratégie, actions commerciales et campagnes marketing.