Les erreurs courantes en matière de sales ops et comment les éviter

Les sales ops se développent rapidement dans plusieurs secteurs afin d’optimiser les processus de vente, en façonnant de nouveaux flux de travail et en fournissant une vision globale de l'ensemble du cycle de vente. Cela signifie que les responsabilités des professionnels sales ops ont augmenté. Mais indépendamment de l'étendue des responsabilités, certains pièges peuvent entraver l'efficacité des ventes. Faisons le point sur les erreurs courantes en matière de sales ops et comment les éviter.

Erreurs à éviter en sales ops

La charge élevée des tâches administratives, la non-intervention des sales ops au niveau de la stratégie commerciale, ou encore le manque de documentation. Ce ne sont que quelques erreurs en matière de sales ops qui impactent la performance des ventes. Voici quelques pièges à éviter. 

Des outils non optimisés

Les équipes de sales ops sont chargées, entre autres, de découvrir de nouvelles opportunités, d’aider les commerciaux à vendre plus efficacement et d'améliorer les processus commerciaux afin de tirer parti des outils et technologies qui améliorent le flux de travail. Cependant, il est fréquent qu'elles ne s'en servent pas de manière optimale. Cela peut inclure un manque d’automatisation des tâches, l’utilisation de fonctionnalités dépassées pour les enregistrements, une mauvaise intégration des outils de vente au CRM, etc. Tout cela peut entraîner des retards, des erreurs et une baisse des performances commerciales.

La mauvaise gestion des données

L’analyse des données fait partie intégrante du métier de responsable sales ops et rien n'est plus frustrant que l'incapacité d'accéder ou d'acquérir les données nécessaires pour soutenir le développement commercial de l’entreprise. La propreté des données est également importante : les sales ops se basent sur des données, divers métriques et indicateurs de performance afin de définir une stratégie commerciale et sales ops, de générer des rapports pertinents, de mieux cibler les actions commerciales et d'améliorer la prise de décisions. Avant de gérer et de traiter la data, que ce soit des données CRM, des données de vente ou d’autres chiffres, il est important de s’assurer qu’elles sont propres et valides. 

Le manque de formation des équipes

Les sales ops sont chargés de développer des protocoles d’embauche, d’onboarding et de formation commerciale afin de s’assurer que l’équipe de vente est bien préparée afin d’atteindre les objectifs commerciaux. Dans le cas contraire, l’équipe de vente peut être sujette à une mauvaise utilisation des outils et technologies et à une mauvaise application des approches commerciales et techniques de vente. Évidemment, cela entraîne des erreurs qui affectent la performance commerciale de l’entreprise. D’où l’importance d'implémenter des processus efficaces afin de gérer le recrutement et la formation des commerciaux. 

Pas d’alignement des équipes sales et marketing

L’équipe de vente doit pouvoir collaborer avec d’autres équipes et départements de manière fluide afin d’atteindre les objectifs de l’entreprise. Le manque de coordination entre les équipes sales et marketing est extrêmement coûteux. Les campagnes marketing et commerciales ne sont pas synchronisées, les objectifs sont dispersés et les performances sont faibles. En alignant les équipes sales ops, marketing, vente et le service client, elles peuvent se concentrer sur ce qui est important et atteindre les objectifs fixés.

Le manque d'écoute des besoins des clients

Interagir avec les clients permet de mieux comprendre leur comportement et leurs besoins afin de leur offrir des solutions adaptées et d’améliorer la relation-client. L’écoute active des clients conduit également à la connaissance des freins et leviers de vente, permettant une meilleure optimisation des processus de vente et un meilleur ciblage des campagnes marketing et actions commerciales. Si l’équipe omet cette tâche, elle peut perdre des opportunités commerciales importantes.

Comment éviter ces erreurs ?

La charge élevée des tâches administratives, la non-intervention des sales ops au niveau de la stratégie commerciale, ou encore le manque de documentation. Ce ne sont que quelques erreurs en matière de sales ops qui impactent la performance des ventes. Voici quelques pièges à éviter. 

Optimiser les outils

Prenez parti de la technologie pour faciliter l’automatisation et simplifier les processus. Entre des outils de sales et marketing automation (mailing, qualification des leads, gestion des contacts, suivi des deals, etc), un système de gestion de la relation-client (CRM), des outils collaboratifs…: Les sales ops choisissent les applications adaptées à la situation actuelle de l'entreprise pour gagner du temps, conclure davantage de transactions et améliorer le parcours client. Etant donné que le département commercial s'aligne de plus en plus sur d'autres départements tels que le marketing et le service client, il est essentiel de s'assurer que tous les outils s'intègrent avec succès aux autres, notamment au CRM. 

Optimiser les processus

Les sales ops visent à augmenter l’efficacité des processus de vente. Cela peut être possible grâce à une meilleure segmentation des prospects et des clients ou une meilleure attribution aux représentants commerciaux afin d’améliorer le taux de conversion. Ou encore l’incorporation de réunions régulières avec les équipes sales et marketing afin de clôturer des transactions spécifiques. 

Analyser les données et les performances

L’analyse commerciale régulière permet de suivre les performances de ventes et de les optimiser au fur et à mesure. Les sales ops doivent mettre en place des indicateurs de performance, collecter les données, tester de nouvelles techniques, outils ou façons d'interagir avec les clients, afin de déterminer les points d’amélioration stratégiques et opérationnels et former les commerciaux en fonction. Le reporting et l’analyse des données permettent d’améliorer la prise de décision. L’équipe peut ensuite utiliser des tableaux de bord et des graphiques afin de s’assurer que les informations sont claires et que les commerciaux peuvent les utiliser avec précision.

Former les équipes

L’équipe sales ops est également chargée du coaching et des formations commerciales. L’objectif est d'accompagner les commerciaux afin d’utiliser les ressources et outils (CRM, outil de vente,...) mis à disposition et de s’assurer qu’ils connaissent bien les produits ou services de l’entreprise, les techniques de vente et l’ensemble du parcours client. Dans certains cas, les sales ops peuvent même mettre en place des plans de rémunération afin de motiver les commerciaux de l’entreprise. Les formations permettent également de fournir le langage exact que les vendeurs doivent utiliser lorsqu’ils communiquent avec les clients mais aussi avec les autres départements de l’entreprise, facilitant ainsi l’alignement des équipes. Ce qui nous amène au point suivant. 

Favoriser la collaboration et la communication

Il est important d’encourager les différentes équipes (sales ops, marketing, vente…) à travailler ensemble. Cela peut se faire en mettant en place des réunions régulières ou en créant des groupes de travail dédiés. Comme les équipes sont diverses et ont été formées différemment, l’absence d’un langage commun peut entraîner des malentendus. Pour pallier cela, vous pouvez apprendre à vos équipes un langage commun pour discuter de l'entreprise. Le Business Model Canvas est un bon début. L'automatisation, la synchronisation et la centralisation des données sont également des éléments importants de l'alignement.

Écouter les besoins des clients

Pour éviter de manquer des opportunités commerciales, il est crucial que les équipes de sales ops soient en mesure d'écouter les besoins des clients et de leur offrir des solutions adaptées. Cela peut se faire en mettant en place des processus d'écoute des clients et en encourageant les équipes à collecter leurs avis et leurs suggestions.

Le mot de la fin

Les données sont la base fondamentale d'une équipe commerciale efficace. Sans données, l’équipe ne dispose pas d'informations concrètes pour prendre des décisions. Les sales ops sont chargés de gérer et d’analyser les données, de synthétiser ces informations pour optimiser les processus, de mettre en place une pile technologique adaptée et de former les équipes en fonction. En mettant en place ces mesures, les équipes de sales ops pourront améliorer leurs performances et contribuer à la réussite de l'entreprise.