Gérez vos achats d'entreprise avec l'E-procurement

L’e-procurement est en vogue dans les grandes entreprises, tous les responsables des achats vous le diront. Mais que signifie cet anglicisme utilisé aussi bien dans le secteur public et que dans le secteur privé ?

Définition du e-procurement

Le e-procurement est un terme qui signifie selon Wikipedia approvisionnement électronique ou commandes électroniques au sein d’une entreprise. Concrètement, c’est une plate-forme en ligne qui permet de suivre le passage et le suivi d’une commande auprès d’un fournisseur référencé de l’entreprise et de créer des listes d’achats.

Ainsi, le e-procurement peut être considéré comme une marketplace professionnelle privée.

Une solution B2B d’achat en interne

C’est dans le but de faciliter la maîtrise et le suivi des achats que cette solution a vu le jour. Par conséquent, elle ne s’adresse qu’aux échanges B2B (Business to Business) des professionnels du privé et du public.
Les achats-ventes en BtoC ne sont pas concernés, tout comme les ventes entre particuliers pour lesquels il n’y a pas d’intérêt.

Par contre, elle s’est largement développée dans les administrations, ministères, collectivités, centrales d’achats ou grandes entreprises.

Mais au fait, comment fonctionne l’e-procurement ?

Pour une entreprise, le processus est relativement simple et il faut retenir que le e-procurement ne concerne que les achats.

Tout d’abord, la plate-forme de e-procurement vous fournira des accès exclusifs, sécurisés et privé.
Ensuite, vous déterminez le niveau d’accès de vos employés : qui y a accès et pour quels produits ?

L’acte d’achat est ensuite dématérialisé grâce au processus Procure to Pay (P2P). Le P2P facilite vos commandes en dématérialisant ces quatre étapes essentielles :

• Sélection parmi une liste de produits autorisés par l’entreprise
  Via des accès spécifiques, le personnel autorisé se rend sur un catalogue en ligne, un site e-commerce ou une marketplace BtoB (ex : Uppler). Vous choisissez vos produits et validez votre choix.
• Gestion des workflows de validation
  Des plafonds de commandes peuvent être définis dès le départ et individuellement pour chaque membre de l’équipe. Ainsi un acheteur aura un plafond de commande de 100€ et pour un montant supérieur, nécessitera l’aval de son N+1 qui lui peut valider jusqu’à 1000€, etc.
  
  
• Envoi de la commande
  Ensuite votre sélection de produits suit un processus de validation prédéfini. La maitrise des achats est donc complète, automatisée et sécurisée. Si les produits correspondent à ce qui a été autorisé par l’entreprise (type, quantité, budgets…), la demande se transforme en commande.
  Cette dernière est alors envoyée au fournisseur qui va la traiter comme n’importe quel achat en ligne via un site e-commerce ou une marketplace.
• Gestion du paiement

Le paiement se fait selon des critères prédéfinis en accord total avec les règles comptables de l’entreprise.

• Gestion de la facture
  La facture peut également être dématérialisée. C’est un point intéressant dans le cadre de la digitalisation des entreprises. Dans tous les cas, elle est envoyée automatiquement à l’issue de la commande en ligne.

Comment choisir sa plate-forme de e-procurement ?

En résumé cette solution de dématérialisation des achats présentera des avantages pour vos services internes.
Outre une relation resserrée et sécurisée, elle fait gagner du temps, réduit le taux d’erreurs et garanti une maitrise des budgets.

Il existe sur le marché des acteurs français spécialisés dans la création de solutions de e-procurement B2B. Cette démarche de mise en place de nouvelles solutions digitales convient à toutes les entreprises souhaitant fiabiliser et dématérialiser leurs procédures d’achats.