Workflows Hubspot : Automatisez vos processus et bien plus encore !

Si pour certains, l’automatisation se traduit par la progression des processus commerciaux, pour d’autres, il est plutôt synonyme de remplacement de certains corps de métier et de chômage. En vérité, le marketing automation s’apparente à un ensemble de processus plus complexes, regroupés sous le terme de « Workflows ». Avec les outils de marketing automation d’Hubspot vous allez pouvoir automatiser certains éléments et étapes de vos campagnes marketing. Mais de quoi s’agit-il ? Et comment mettre en place les workflows ?

Qu’est-ce qu’un workflow ?

Le terme « workflow » se compose de deux mots : work et flows. Traduit en français, il s’agit donc d’un processus permettant d’automatiser un travail ou une tâche donnée. Dans un contexte marketing, son concept renvoie souvent à un système d’automatisation de tâches qui s’enchaîne de manière automatique à l’issue de l’activation d’un ou de plusieurs éléments déclencheurs. 

La mise en place d’un workflow s’inscrit largement dans le cadre du marketing automation. En effet, en mettant en place des workflows fonctionnels, vous pouvez facilement automatiser l’ensemble des processus internes et/ou externes liés aux activités de votre entreprise. Cette automatisation peut tout aussi bien concerner des processus commerciaux, de ventes, de marketing que de services client. 

Les workflows HubSpot se portent sur l’automatisation d’étapes ou d’opérations plus ou moins complexes en vue de collecter, traiter ou renvoyer différentes sortes d’informations. 

Cependant il ne faut pas confondre le workflow et la séquence de mail : dans le CRM Hubspot, les séquences appartiennent à la partie HubSpot Sales, elles se limitent à des envois d’e mails programmables. Les workflows font, eux, partie d’HubSpot Marketing, ils peuvent être utilisés pour déclencher un changement de propriété, inscrire un contact dans un autre workflow et modifier les  selon les actions selon le comportement du leads…

>Cependant il ne faut pas confondre le workflow et la séquence de mail : dans le CRM Hubspot, les séquences appartiennent à la partie HubSpot Sales, elles se limitent à des envois d’e mails programmables. Les workflows font, eux, partie d’HubSpot Marketing, ils peuvent être utilisés pour déclencher un changement de propriété, inscrire un contact dans un autre workflow et modifier les  selon les actions selon le comportement du leads…Les différents types de Workflows

Les workflows d’HubSpot se divisent en deux grands groupes : 

• Le Workflow d’Automation
• Le Workflow de Nurturing

Mais peu importe le type de workflows, il vous permet de gagner énormément de temps en simplifiant vos processus de vente et vos échanges. Les workflows permettent également de gagner en efficacité dans le cadre de votre campagne marketing. D’autant plus qu’ils limitent les risques d’erreurs souvent liées à des défauts de manipulation manuelle.

Le Workflow d’Automation

Avant tout, les Workflows Hubspot répondent à un besoin d’automatisation des processus métiers en marketing automation. Grâce à ces outils, vous pouvez facilement mettre en place un processus préalablement défini avec un circuit d’enclenchement automatique. 

Le workflow d'automation réalise une succession d’actions automatisées découlant d’un ensemble de paramètres prédéfinis. Ces actions suivent un ordre chronologique et sont souvent interdépendantes. Vous pouvez par exemple utiliser l’onglet Workflow d’Hubspot pour automatiser les tâches simples comme attribuer un score à vos leads, mettre à jour les propriétés, déclencher des notifications internes lorsqu’un contact effectue une action importante. En ce sens, l’utilisation de workflows Hubspot va vous permettre de gagner du temps sur les tâches chronophages pour vous concentrer sur les tâches clés qui génère du chiffre d’affaires.

Le Workflow de Nurturing

Les Workflows Hubspot ne servent pas uniquement à l'automatisation de tâches. Certes, ils répondent d’abord à ce besoin primaire du marketing automation. Toutefois, leur objectif va bien au-delà de ce concept de base. En effet, vous pouvez également exploiter les Workflows Hubspot pour mettre en place une stratégie de lead nurturing. 

Le lead nurturing se traduit par un concept incitant à la maturation des leads tout au long du processus de conversion. Par conséquent, les workflows occupent une place prépondérante dans l’établissement d’une campagne tourné vers l’inbound. Les emails marketing et les workflows sont une association efficace en vue de générer plus de leads ou fidéliser ses clients avec des envois de contenus selon la phase du cycle de vie et selon les actions entreprises par le lead (mail ouvert/non ouvert, cliqué/non cliqué, visite d’un article de votre blog Hubspot…).

La création d’un workflow HubSpot en 5 étapes

Pour créer un workflow HubSpot, vous n’avez qu’à vous rendre dans l’onglet « Workflows » de votre compte HubSpot. Cliquez ensuite sur >> Créer un workflow. 

Vous avez deux options au choix : 

• Partir de zéro : commencer avec un modèle vide ;
• Utiliser un modèle existant : partir sur la base d’un modèle déjà établi.

Après avoir sélectionné l’une de ces options, cliquez sur suivant et suivez ces différentes étapes.

Donnez un titre à votre workflow

Vous devez avant tout donner un titre à votre workflow pour le reconnaître facilement une fois qu’il sera créé dans la plateforme Hubspot. Choisissez un attribut simple, facile à identifier et qui résume l’essentiel des actions que vous souhaitez automatiser.

Définissez des éléments déclencheurs et l’objectif du workflow

Définissez ensuite des éléments déclencheurs qui vont inciter à l’enclenchement du processus d’automatisation. En général, il faut partir sur la base de critères nécessaires, des conditions à respecter avant d’engager des actions par la suite. Vous pouvez en définir un ou plusieurs selon le modèle de workflows que vous souhaitez mettre en place.

Les déclencheurs s’associent souvent à une transaction, la fourniture d’informations de contact, l’inscription à la newsletter, la soumission à une offre, la participation à un évènement, l’inscription à une liste… 

La définition de l’objectif va permettre de faire sortir automatiquement le contact du workflow dès qu’il sera atteint.

Mettez en place une ou plusieurs actions

Arrivé à cette étape, vous pouvez alors mettre en place une ou plusieurs actions de différentes typologies.

Vous pouvez par exemple créer une tâche spécifique, envoyer des notifications, envoyer un email, ajouter le contact à une liste définie, rediriger des leads, créer une transaction, un ticket, copier des informations ou encore transférer le contact vers un autre workflow.

Réglez les paramètres du workflow

Une fois les actions définies, prenez soin de régler les paramètres du processus d’automatisation. Portez votre attention sur la fréquence d’exécution des actions et l’horaire défini pour sa réalisation.

Vérifiez et activez votre workflow sur HubSpot

Il ne vous reste plus qu’à vérifier l’ensemble des éléments mis en place avant l’activation de votre workflow. Au choix, il est possible d’inscrire ses anciens contacts qui répondent aux critères de déclenchement ou non avant la validation du processus.