Emailing HubSpot : connecter Gmail, Outlook et IMAP en 2026

L'emailing HubSpot recouvre deux usages complémentaires : connecter votre boîte mail (Gmail, Outlook, IMAP) au CRM pour suivre chaque échange commercial, et envoyer des campagnes d'emails marketing depuis la plateforme. Ce guide 2026 vous explique comment relier votre email à HubSpot, étape par étape, et comment en tirer le meilleur.

Pourquoi lier votre mail à HubSpot ?

Connecter sa messagerie au CRM change le quotidien d'une équipe commerciale :

• Tout l'historique au même endroit : chaque email envoyé ou reçu est rattaché automatiquement à la fiche du contact, visible par toute l'équipe.
• Le suivi des emails : une notification vous prévient quand un prospect ouvre un email, clique sur un lien ou consulte une pièce jointe.
• Les modèles et les extraits : vous créez des templates d'email HubSpot partagés, pour garder un ton et une présentation cohérents.
• Les tâches et les relances : vous programmez un rappel depuis l'email, ou laissez une séquence relancer à votre place.
• Le calendrier : la connexion à Google Agenda ou Outlook permet de proposer des créneaux de rendez-vous en un clic.
• Le reporting : les indicateurs d'emails (ouvertures, réponses, rendez-vous obtenus) sont disponibles dans les rapports de vente.

Avant de commencer : identifiez votre fournisseur de messagerie

Pour connecter votre adresse, il faut savoir quel serveur l'héberge. Si vous ne le savez pas, demandez à votre service informatique.

Vous pouvez aussi utiliser un outil en ligne comme MxToolbox (mxtoolbox.com). Saisissez votre domaine de messagerie, c'est-à-dire la partie après le « @ » (pour xxx@exemple.com, le domaine est exemple.com), puis lancez un MX Lookup. Vous obtenez le nom de votre fournisseur.

Si votre messagerie n'est ni Google Workspace ni Microsoft 365, vous pourrez la connecter en IMAP. HubSpot ne prend pas en charge ActiveSync.

Gmail HubSpot : connecter votre compte Google

1. Dans HubSpot, cliquez sur l'icône des paramètres en haut à droite.
2. Dans le menu de gauche, allez dans Général puis l'onglet Email (ou Intégrations puis Intégrations d'emails selon votre interface).
3. Cliquez sur Connecter une boîte de réception personnelle et choisissez Gmail.
4. Autorisez HubSpot à accéder à votre compte Google dans la fenêtre qui s'ouvre.

Pour aller plus loin, installez l'extension HubSpot Sales pour Chrome, qui permet de suivre et d'enregistrer vos emails directement depuis Gmail. Nous détaillons cette configuration dans notre article sur l'intégration Gmail HubSpot.

Connecter Outlook et Microsoft 365 à HubSpot

La démarche est la même : paramètres, puis connexion d'une boîte de réception, et choix de Office 365 / Outlook. Saisissez votre adresse Microsoft 365, puis validez la connexion sur la page d'autorisation Microsoft. Un message confirme que la boîte est connectée. Le complément HubSpot pour Outlook ajoute le suivi et l'enregistrement des emails dans votre messagerie.

Connecter une boîte de réception IMAP

Avant de connecter une boîte IMAP, faites valider la démarche par votre service informatique : ce protocole implique de saisir un mot de passe et des paramètres serveur. La procédure est décrite dans la documentation HubSpot sur l'IMAP.

1. Dans les paramètres, cliquez sur Connecter une boîte de réception et choisissez Autre compte de messagerie.
2. Saisissez votre adresse et votre mot de passe. HubSpot détecte souvent les paramètres du serveur tout seul.
3. Sinon, ouvrez les Options avancées pour renseigner manuellement le serveur IMAP et SMTP.
4. Cliquez sur Connecter la boîte de réception.

Boîte personnelle ou boîte partagée ?

La connexion personnelle concerne les emails d'un commercial. Pour une adresse commune (contact@, support@), connectez-la plutôt comme canal de la boîte de réception partagée (Conversations ou Help Desk). Les messages y sont attribués, suivis et transformés en tickets si besoin.

Emailing HubSpot : envoyer des campagnes marketing

Au-delà des emails individuels, le Marketing Hub permet de concevoir et d'envoyer des campagnes d'emailing à vos segments de contacts : éditeur glisser-déposer, personnalisation, tests A/B, envoi programmé et rapports détaillés. Deux points techniques à ne pas oublier :

• Authentifiez votre domaine d'envoi (SPF, DKIM, DMARC) pour préserver votre délivrabilité. C'est désormais exigé par Gmail et Yahoo pour les envois en volume.
• Gérez les abonnements : types d'abonnement clairs et lien de désinscription visible, pour rester conforme au RGPD.

Poser votre stratégie de mailing

1. Fixer l'objectif de chaque campagne : trafic vers le site, génération de leads, fidélisation.
2. Segmenter la base selon le profil, les centres d'intérêt et le comportement d'achat, pour envoyer le bon message au bon moment.
3. Soigner chaque email : objet accrocheur, préheader qui le complète, design lisible, et un contenu qui apporte quelque chose (étude de cas, guide, analyse).
4. Vérifier l'affichage sur mobile et sur ordinateur, puis améliorer objet et design par des tests A/B.

Campagnes automatisées ou campagnes ponctuelles

Les campagnes automatisées suivent le parcours client : lead nurturing pour qualifier un prospect et le faire avancer dans le tunnel, offre de réactivation pour les clients inactifs, programme de parrainage pour les clients ambassadeurs. Les campagnes ponctuelles servent plutôt la communication : temps forts commerciaux de l'année, lancement d'une nouveauté, invitation à un événement, newsletter d'actualités.

Envoyer et planifier une campagne en 5 étapes

1. Choisir un modèle parmi ceux proposés, ou créer le vôtre.
2. Personnaliser le contenu avec les jetons (prénom, entreprise, propriété de votre choix).
3. Sélectionner les destinataires à partir d'un segment statique ou dynamique.
4. Planifier l'envoi à la date et à l'heure voulues : HubSpot peut tenir compte du fuseau horaire de chaque contact.
5. Analyser les résultats (ouvertures, clics, désinscriptions, conversions) pour ajuster la campagne suivante.

Pour automatiser ces envois selon le comportement de vos contacts, lisez notre article sur l'automation de l'email marketing.

Connecter HubSpot au reste de vos outils

La messagerie n'est souvent que la première brique. Téléphonie, ERP, outils de facturation ou de support : chaque connexion enrichit la fiche client. Notre page intégration HubSpot présente notre approche, et si votre projet implique plusieurs CRM ou un SI complexe, faites appel à un intégrateur CRM.

Vous préférez déléguer la configuration ? Une agence HubSpot peut paramétrer avec vos équipes la messagerie, le domaine d'envoi et les premières campagnes.

FAQ

Mes emails privés seront-ils visibles dans HubSpot ?

Non. Seuls les emails échangés avec des contacts enregistrés dans le CRM sont journalisés, et vous pouvez exclure des domaines ou des adresses.

Peut-on connecter plusieurs boîtes mail ?

Oui. Chaque utilisateur connecte sa boîte personnelle, et l'équipe peut connecter autant de boîtes partagées que nécessaire.

Faut-il le Marketing Hub pour faire de l'emailing ?

Le CRM gratuit permet quelques envois marketing limités. Pour des campagnes régulières, de la segmentation et de l'automatisation, le Marketing Hub est nécessaire.